Chia sẻ thư hỏi hàng và danh bạ với Sub account

Alibaba.com cho phép tài khoản chính của gian hàng có thể chia sẻ thông tin thư hỏi hàng tới các tài khoản phụ của gian hàng. Mục đích là chia sẻ công việc, cải thiện chất lương phản hồi thư hỏi hàng của tài khoản. Tham khảo hướng dẫn dưới đây:

1. Phân chia hỏi hàng và liên lạc

Trong mục “Messages” và “Contacts”, chức năng “Assign to” được đặt trên thanh công cụ cho phép bạn chia hỏi hàng và liên lạc đến tài khoản phụ. Ngoài ra có cột “Assign to” ngay sau cột “Date” thể hiện thư hỏi hàng hay liên hệ này được phân chia cho tài khoản phụ nào.

image001

Nếu tài khoản Sales Manager có tài khoản dưới quyền, thì tài khoản Sales Manager này có thể phân chia hỏi hàng và liên lạc cho các tài khoản dưới quyền đó.

2. Cài đặt phân chia hỏi hàng

Mục “Message Setting” cho phép bạn tạo “Company Contact Person” và thiết lập cơ chế chia thư hỏi hàng cho các tài khoản.

image003

2.1) Set Company Contact Person

Tải khoản chính hoặc tài khoản phụ bất kỳ đều có thể cài đặt là Company Contact Person. Hỏi hàng được gửi tại phần Company Profile hoặc Contact Information sẽ được tự động phân chia cho tài khoản được cài đặt làm Company Contact Person. Hỏi hàng được gửi tại trang sản phẩm sẽ được chia cho tài khoản quản lý sản phẩm được hỏi.
Các hỏi hàng được gửi trong phần “Contact Supplier” tại kết quả tìm kiếm hoặc tại phần miêu tả chi tiết sản phẩm sẽ được chia theo nguyên tắc phân chia hỏi hàng. Tuy nhiên biểu tượng chat Trade Manager sẽ được hiển thị ngay cạnh sản phẩm là của tài khoản đăng sản phẩm đó.

Cơ chế này sẽ có hiệu lực trên cả phần gian hàng hiển thị.
Lưu ý: Khi phần Company Profile trong tình trạng chờ kiểm duyệt, Company Contact Person sẽ không thể thay đổi.

image004

2.2) Cài đặt sao chép thư hỏi hàng

Nhắm phục vụ công tác quản lý, theo dõi tập trung bạn chỉ cần nhấn Tích vào ô vuông “Copy all messages sent to my subordinates’ directly to my email address” thì thư hỏi hàng gửi cho tài khoản phụ sẽ đồng thời được gửi về tài khoản chính của bạn.

image005

2.3) Cài đặt phân chia hỏi hàng

Tích vào ô “Inquiries to Assigned Persons” thì thư hỏi hàng được gửi từ buyer sẽ được phân chia cho tài khoản phụ nào thêm buyer đó là người liên lạc.
Ví dụ: tài khoản phụ A thêm người mua B vào danh sách khách hàng liên hệ trên Alibaba.com,toàn bộ inquiries từ B sẽ được chuyển trực tiếp tới A cho dù B gửi hỏi hàng về một sản phẩm được đăng lên bởi tài khoản phụ C.

Đây là nguyên tắc ưu tiên số 1 khi phân chia hỏi hàng.

Nếu hỏi hàng đến từ một người mua mới, thì hỏi hàng sẽ được chia cho tài khoản phụ theo Vùng miền/ Quốc gia hoặc theo Sản phẩm.

image006

Nguyên tắc mặc định là “Assign by Product”. Ấn “Edit Product Owner” để phân chia sản phẩm liên quan tài khoản phụ đó quản lý.

Nếu chọn “Assign by Country/Region” và sau đó ấn vào “Assign Country/Region” sau mỗi tài khoản phụ, một cửa sổ sẽ hiện ra:

 

image007

 

Trong cửa sổ này, bạn có thể chọn “Country” hoặc “Region” và ấn “Submit”. Khi đó hỏi hàng từ quốc gia nào sẽ được chia về tài khoản phụ quản lý quốc gia đó.

image008

Nếu tài khoản Sales Manager có tài khoản phụ dưới quyền, thì có thể phân chia hỏi hàng theo nguyên tắc như tài khoản chính đã cài đặt.

Ấn “Save” khi hoàn thành để xác nhận cài đặt.

Nếu bạn không thiết lập nguyên tắc, thì hỏi hàng sẽ được chia cho tài khoản nào đăng sản phẩm đó, hỏi hàng tại trang chủ gian hàng sẽ được chia về cho tài khoản chính.

3. Quick Message

Tại trang chi tiết về sản phẩm hoặc trang hồ sơ công ty, có một phần Quick Message được hiển thị tại cuối trang:

image009

Tham khảo ví dụ sau về trường hợp vai trò của “Mr. Paul Peng.”

Nếu phần Quick message được hiển thị tại “About us” hoặc “Contacts” trên gian hàng thì “Mr. Paul Peng” là Company contact person, có thể là tài khoản chính hoặc tài khoản phụ.
Nếu phần Quick message được hiển thị tại trang thông tin sản phẩm, thì “Mr. Paul Peng” là người quản lý sản phẩm đó.

Vậy khi người mua gửi Quick Message thì Mr Peng sẽ nhận được?
Không chắc chắn vì nếu người mua này đã được một tài khoản phụ thêm vào “Contact”, thì tài khoản phụ đó sẽ nhận được Quick Message này.

Nếu là người mua mới và hỏi hàng đến từ thị trường Châu Phi, tài khoản B phụ trách thị trường Châu Phi, thì tài khoản B sẽ nhận được Quick Message này, không phải Mr. Peng. Trường hợp này chỉ xảy ra khi tài khoản chính tích vào ô “Inquiries to Assigned Persons” và chọn “Assign by Country/Region”.

image010