KỸ NĂNG TRẢ LỜI THƯ HỎI HÀNG

Chuyên mục Message Center của gian hàng Glod Supplied trên trang Alibaba.com là một tiện ích thiết thực giúp bạn nhận và trả lời thư hỏi hàng của người mua một cách hiệu quả.

–  Quản lý các tin nhắn thư hỏi hàng trong Inbox

– Thêm thông tin liên lạc của bạn trong thư trả lời hỏi hàng

– Hòm thư rác Spam Filter

 

1. Quản lý các tin nhắn thư hỏi hàng trong inbox

 

Hòm thư Inbox cho phép bạn lưu không giới hạn số lượng thư hỏi hàng của khách hàng. Hàng ngày bạn có thể truy cập vào hòm thư Inbox kiểm tra các thư hỏi hàng của người mua gửi tới. Hệ thống sẽ sàng lọc và lựa chọn các thư hỏi hàng từ các khách hàng tiềm năng trong hàng triệu người dùng khắp nơi trên thế giới từ hệ thống thương mại điện tử Alibaba rồi gửi tới hòm thư của bạn.

Hãy đăng nhập vào hòm thư Inbox bên trái để quản lý và khai thác thư hỏi hàng. Những nội dung thư Spam sẽ được hệ thống lọc tự động và loại ra trong hòm thư Spam.

 

Quản lý các tin nhắn thư hỏi hàng trong inbox

Quản lý các tin nhắn thư hỏi hàng trong inbox

 

Tìm kiếm các tin nhắn trong quá khứ

 

Bạn có thể nhập một từ khóa bất kỳ liên quan tới tên công ty, nội dung thư và nhấn enter thì danh sách các thư gửi tới có các từ khóa liên quan sẽ hiển thị lên.

 

Tìm kiếm các tin nhắn trong quá khứ

Tìm kiếm các tin nhắn trong quá khứ

 

Kiểm tra nội dung thư hỏi hàng của khách hàng

 

Muốn kiểm tra nội dung thư hỏi hàng của khách hàng gửi tới bạn chỉ cần kích chuột vào “ Massage Details” để xem chi tiết.

 

Kiểm tra nội dung thư hỏi hàng của khách

Kiểm tra nội dung thư hỏi hàng của khách

 

Phản hồi thư hỏi hàng của khách hàng

 

Tất cả nội dung thử hỏi hàng của khách hàng gửi tới sẽ hiển thị trong hòm thư “ Inbox”. Bạn nên trả lời thư hỏi hàng của khách hàng “ Reply” trong thơi gian 2h đồng hồ kể từ lúc nhận được thư là phong cách chuyên nghiệp nhất.

 

Phản hồi thư hỏi hàng

Phản hồi thư hỏi hàng

 

Ảnh sản phẩm bạn có thể được gửi tới khách hàng kèm nội dung giới thiệu sản phẩm nhưng không quá dung lượng 3M.
Công cụ Rich Text Editor giúp bạn chỉnh sửa nội dung thư gửi bằng các ngôn ngữ khác nhau.

Bạn có thể xem lại các thư đã gửi trong quá khứ tại hòm thư “ Sent Box”

Bạn có thể dùng Templates thư để thể hiện phong cách chuyên nghiệp và bắt mắt bằng cách bấm “ Use Template” và bạn có thể chọn “ Save as Templates” để lưu template đó cho lần gửi sau. Có 15 mẫu Template mẫu có sẵn để bạn có thể lựa chọn.

 

2. Thêm thông tin liên lạc của bạn trong thư trả lời hỏi hàng

 

Trong thư mục “ Message Detail” bạn có thể bấm vào nút “ Add Contact” ở phía bên phải để bổ sung đầu mối thông tin Contact của bạn.

 

thêm thông tin liên lạc của bạn trong thư hỏi hàng

thêm thông tin liên lạc của bạn trong thư hỏi hàng

 

Cập nhật thông tin liên lạc

 

Bạn có thể cập nhập thông tin liên lạc của mình thông qua công cụ chat Trade Manager rồi bấm chọn “ Last Updated” sẽ thấy cột ngày tháng liên lạc.

 

cập nhật thông tin liên lạc

cập nhật thông tin liên lạc

 

Chi tiết thông tin liên hệ từ khách hàng

 

Bạn có thể xem lại danh sách thư hỏi hàng hoặc phản hồi của khách hàng bằng cách bấm vào Contact để xem thông tin chi tiêt lần giao dịch gần nhất, như hình dưới đây.

 

Chi tiết thông tin liên hệ từ khách hàng

Chi tiết thông tin liên hệ từ khách hàng

 

Tạo liên lạc nhóm

 

Bạn có thể tiến hành lưu thành các nhóm khách hàng khác nhau trong danh mục thư hỏi hàng
Theo nhóm “ Group”, quốc gia vùng miền”Region”, và lần liên lạc gần nhất“Last contacted”., theo uy tín danh tiếng mấy sao “ Rank”.

 

tạo liên lạc nhóm

tạo liên lạc nhóm

 

Lưu số lần liên lạc của khách hàng

 

Chức năng “Contact Record” có thể thống kê lịch sử trang quá khứ bạn đã có bao nhiêu lần liên lạc với khách hàng đó.

 

lưu số lần liên lạc của khách hàng

 

Thêm hoặc xóa thư khách hàng trong danh sách liên lạc

 

Ứng dụng “Contact Requests” cho phép bạn có thể theo dõi xem có bao nhiêu người đã thêm bạn vào danh sách liên lạc của họ. Bạn có thể “Block” để từ chối không thêm thư liên lạc đó vào danh sách thư khách hàng của bạn.

 

thêm hoặc xóa thư khách hàng trong danh sách liên lạc

 

3. Hòm thư rác Spam Filter

 

Thư rác là một loại thư Spam hàng loạt với số lượng lớn của khách hàng không mong muốn gửi tới hòm thư của bạn. Để tránh nhận được những nội dung thư rác thì hệ thống Alibaba có một số lời khuyên cho bạn rằng. Hãy truy cập vào hòm thư Spam xem có phải những nội dung thư mà hệ thống tự động lọc ra chuyển vào hòm thư Spam của bạn có thực sự phải là không phải khách hàng tiềm năng của công ty bạn không.

 

hòm thư rác

 

Nếu một nội dung thư nào mà bạn nhận được mà bạn cảm thấy bị làm phiền, thì bạn có thể đánh dấu thư đó thuộc dạng thư “ Report Spam”. Thư gửi đó lần sau sẽ được hệ thống tự động lọc chuyển vào hòm thư Spam của bạn.

 

hòm thư spam

 

Block List là gì

 

“Block List” là ứng dụng cho phép bạn đánh dấu một địa chỉ bức thư nào đó mà bạn cảm thấy bị làm phiền, bạn đưa thư đó vào diện “Block List” thì lần sau bức thư đó nếu được gửi tới sẽ tự động bị xóa, bạn sẽ không nhận được nó nữa, không bị làm phiền nữa.

 

Black list

EDX GroupĐại diện Alibaba Việt Nam tổng hợp